Prima bibliotecă din țară complet informatizată

Biblioteca Centrală Universitară (BCU) „Mihai Eminescu” din Iaşi a început procesul de informatizare încă din 1986, fiind prima bibliotecă din România complet informatizată şi oferind, în prezent, o serie de facilităţi moderne utilizatorilor săi.

Biblioteca în era tehnologizării

În anul 1986, la biblioteca Seminarului Matematic „Al. Myller” a fost dat în funcţiune primul sistem informatic de bibliotecă. Un an mai tîrziu, a fost deja pus la punct un al doilea sistem construit sub dBASE II, unul dintre primele sisteme de management de baze de date pentru microcalculatoare, urmînd ca în 1988 sistemul să fie rescris în dBASE IV şi transferat pe un PC Robotron. Apoi, a urmat organizarea unor cursuri de iniţiere a bibliotecarilor în utilizarea calculatoarelor, dotarea cu șase calculatoare din partea World Vision şi crearea unui Departament de Informatizare.

În 1993, BCU Iaşi a achiziţionat sistemul integrat de bibliotecă VUBIS, prin programul TEMPUS, care sprijină modernizarea învățămîntului superior în spaţiul UE şi în statele partenere. În 1994 softul VUBIS a fost compatibilizat cu sistemul mai vechi, construit sub dBASE IV şi cu alte softuri, precum Papyrus, CDS/ISIS. Patru ani mai tîrziu, a fost achiziţionat sistemul integrat de bibliotecă ALEPH, iar în anul 1999 acesta a fost implementat modul cu modul.

„Am fost primii care au adus în ţară soft-ul de bibliotecă «Aleph», în 1999. Este primul sistem informatic cu format MARC introdus într-o bibliotecă românească”, a declarat Carmen Diaconescu, şefa Departamentului de Informatizare al BCU Iaşi.

Astfel, BCU Iaşi a evoluat în direcţia procesului de informatizare. În anul 2000 a fost constituită baza de date „ROMÂNIA”, care cuprinde descrieri bibliografice ale articolelor din publicaţiile periodice româneşti din domeniul ştiinţelor socio-umaniste, ca urmare a unui proiect de colaborare între Bibliotecile Centrale Universitare din Iaşi, Bucureşti şi Cluj-Napoca, în conformitate cu Ordinul MEN nr. 4084 din 13.07.1999.

Revoluţia digitală

În anul 2001, transparenţa proceselor din cadrul bibliotecii a devenit posibilă odată cu crearea unei pagini web a bibliotecii, realizîndu-se şi împrumutul informatizat al publicaţiilor. În 2002, s-au realizat conectarea la internet prin fibră optică şi o reţea unitară.

În 2004, la BCU Iaşi a început construirea fişierelor de autoritate, la Departamentul de Colecţii Speciale, iniţial pe înregistrările bibliografice existente pentru cartea veche, iar mai apoi s-a extins şi la restul colecţiilor.

„Scopul urmărit este obţinerea unui instrument de control al bazei de date bibliografice şi uniformizarea punctelor de acces. Baza de date de autoritate cuprinde peste 28.000 de înregistrări de autoritate pentru nume de persoane şi colectivităţi, titluri şi subiecte nume comune, la care au fost unificate 600.000 de înregistrări bibliografice”, a declarat Lăcrămioara Chihaia, Şefa Departamentului Colecţii Speciale al BCU Iaşi.

Procesul de informatizare a unei biblioteci presupune, pe lîngă simpla instalare a softului de bibliotecă, o serie întreagă de operaţiuni, printre care şi instruirea personalului. Astfel, în 2005, au fost elaborate Ghiduri de utilizare Aleph 500 pentru catalogare cărţi, periodice precum şi pentru fişiere de autoritate nume de persoane. De asemenea, au fost realizate şi ghiduri de utilizare pentru indexarea publicaţiilor.

„În ceea ce priveşte descrierea de conţinut a documentelor, trecerea de la tradiţional la modern a însemnat un pas înainte în favoarea utilizatorului, prin înlocuirea unei descrieri codate (CZU), cu exprimarea conţinutului într-un limbaj de indexare, foarte apropiat de limbajul natural”, a declarat Anca Haţapuc, Şefa Departamentului de Indexare.

Conform acesteia, pentru utilizator, identificarea unor documente cu o tematică anume presupunea consultarea indexului alfabetic cu trimitere la indicii CZU corespunzători. Informatizarea bibliotecilor a permis adoptarea unui limbaj mai prietenos în descrierea conţinutului. Astfel, căutările tematice în catalogul online sînt astăzi destul de asemănătoare căutărilor în orice motor de căutare. Utilizatorul poate face căutări simple, pe diferite tipuri de subiecte (nume de persoane, instituţii, nume geografice, titluri, subiecte substantive comune) sau combinate, după mai multe criterii, avînd posibilitatea de a ajunge la rezultat într-un timp extrem de scurt. În plus, tot pentru a veni în întîmpinarea cerinţelor utilizatorului, pentru lucrările cu abordare interdisciplinară, pentru culegeri de studii foarte diverse din punct de vedere al conţinutului, descrierea bibliografică a documentului este însoţită de cuprinsul scanat.

După unificarea modului de lucru în bibliotecile din România, după formatul MARC, în perioada 2005-2008, a fost creat catalogul naţional „RoLiNeST”, care a inclus iniţial cataloagele online ale celor patru biblioteci centrale universitare.

„A fost unificat totul în format MARC, în cazul nostru UNIMARC, ceea ce permite conectarea cu celelalte sisteme internaţionale sau naţionale. În felul acesta a fost creat Catalogul naţional «RoLiNest». La ora actuală din catalogul naţional fac parte 16 biblioteci, toate avînd format MARC, standard internaţional care a permis şi un protocol de conectare, ceea ce facilitează conectarea ulterioară la oricare alt metamotor de căutare”, a afirmat Carmen Diaconescu, şefa Departamentului de Informatizare al BCU Iaşi.

Extindere şi digitalizare

În anul 2007 a fost introdus sistemul audio şi video în aula BCU, iar peste un an a fost amenajată o sală multimedia cu 60 de calculatoare şi a fost achiziționat modulul din ALEPH de manipulare a obiectelor digitale (ADAM), care reprezintă o soluţie de gestionare a obiectelor digitale. Iar în sălile de lectură şi în sala multimedia a fost introdusă conexiunea wireless.

Un alt pas în procesul de informatizare l-a constituit proiectul MEBDIGIT, de digitizare a fişelor de catalog tradiţionale, prin intermediul căruia a fost creată o arhivă digitală a sistemului de fişe de catalog din BCU Iaşi şi din cele 12 filiale, cu acces online din pagina web a bibliotecii.

„Proiectul «Mebdigit», de digitalizare a fișelor tradiționale de catalog, a fost nominalizat la Gala Premiilor în Educaţie continuă în anul 2010. În cadrul acestui proiect s-au eliminat aproape integral fişele complementare, cele fără cote, s-au scos fişele cărţilor casate, s-au unificat înregistrările şi s-a corectat integral formatul I şi parţial formatul II de carte”, a afirmat Carmen Diaconescu, șefa Departamentului de Informatizare.

Accesarea catalogului online şi realizarea împrumutului prin sistemul integrat de bibliotecă Aleph au fost posibile începînd cu 1 octombrie 2008, întregul fond de peste două milioane de cărţi, periodice, publicaţii şi documente de orice tip fiind introdus în sistemul informatic, o premieră pentru bibliotecile din România.

Procesul de introducere a unei publicaţii în sistemul informatic se realizează în mai multe etape: achiziţia, catalogarea, indexarea, după care cartea este trimisă în depozit.

„La Departamentul Dezvoltarea Colecţiilor se introduc în sistemul integrat de bibliotecă Aleph cîteva informaţii primare despre o publicaţie, cum ar fi titlul, autorul, editura şi anul de apariţie. Cartea ajunge apoi la Departamentul Catalogare, unde se face o descriere bibliografică mai detaliată a publicaţiei. Ceea ce facem la departamentul Catolagare se bizuie pe nişte standardizări, pentru ca noi să lucrăm cît mai uniform şi să ne raliem anumitor standarde internaţionale, şi anume International Standard Bibliographic Description (ISBN), în aşa fel încît să poată fi uşor accesibile. În prezent, formatul nostru de lucru este UNIMARC Bibliografic. După descrierea fizică, publicaţia este trimisă la Departamentul Indexare, unde este analizată din punctul de vedere al conţinutului. Se introduc astfel descriptorii de subiect, care, ca alte elemente din descrierea bibliografică, constituie puncte de acces într-o înregistrare bibliografică. Punctele de acces au rolul de a-l ajuta pe utilizator în regăsirea informaţiei, în cazul în care nu cunoaşte titlul sau autorul cărţii sau doreşte să elaboreze o lucrare pe un subiect anume. După prelucrarea publicaţiei din punctul de vedere al conţinutului, aceasta este trimisă la Departamentul Conservarea Colecţiilor şi pusă la dispoziţia utilizatorilor”, a explicat Delia Bucos, Şefa Departamentului Catalogare.

Începînd cu anul 2009 au fost barcodate periodicele şi s-a realizat împrumutul lor automatizat. Filialele şi departamentele din Unitatea centrală au fost dotate cu scanere care au permis ca descrierilor bibliografice să le fie ataşate imagini (coperţi, poze) şi texte (fragmente, opis-uri). Timp de un an, BCU Iaşi a adaptat portalul VuFind, un produs dezvoltat în SUA, sub forma Catalogului MebFind, o interfață intuitivă ce permite căutarea simultană în toate resursele bibliotecii. Ulterior a fost realizată și conectarea la Google Books.

„Portalul VuFind este un portal gratuit, care a fost proiectat de Villanova University’s Falvey Memorial Library, setat şi adaptat mai apoi cerinţelor BCU Iaşi, creîndu-se astfel Catalogul virtual al BCU Iaşi”, a explicat Carmen Diaconescu.

Bazele de date – între necesitate şi facilitate

Datorită procesului de informatizare şi stadiului la care acesta a ajuns, BCU Iaşi oferă posibilitatea utilizatorilor de a accesa gratuit renumite baze de date științifice. Printre acestea se numără SpringerLink Journals, ProQuest Central, Emerald Journals, Science Journals AAAS, Science Direct-Journals, American Institute of Physics Journals, American Physical Society Journals, Oxford Journals, SAGE Journals HHS Collection, EBSCO Academic Search Complete, EBSCO Business Source Complete, IEEE All – Society Periodicals Package (ASPP Online), Wiley Journals, MatSciNet, Taylor & Francis Journals, Reaxys, American Chemical Society Journals, Institute of Physics Journals, Cambridge Journals, CAB Abstracts, SIAM Journals, CEEOL Journals, Legis. Aceste baze de date pun la dispoziţia studenţilor şi cadrelor didactice informaţii, articole din periodice, studii şi cercetări din diferite domenii, precum chimie, medicină, genetică, management, business, arte, ştiinţe umaniste. O altă faciliate o reprezintă instrumentele bibliografice online, dintre care face parte RefWorks.

De asemenea, sînt puse la dispoziţia cititorilor baze de date bibliografice şi bibliometrice, printre care THOMSON REUTERS Web of Science, cu un ghid de utilizare, Journal Citation Report cu ghidul de utilizare aici, Derwent Innovation Index şi SCOPUS cu ghidul de utilizare oferit de BCU Iaşi aici. O altă serie de studii pusă la dispoziţia utilizatorilor BCU Iaşi de către Biblioteca Judeţeană „Mihai Eminescu” din Botoşani şi de către Editura Clusium din Cluj-Napoca, proprietarul copyright-ului, sînt studiile eminescologice, care pot fi accesate de pe site-ul BCU Iaşi.

„Atît cadrele didactice, cît şi studenţii de la UAIC, au acces la bazele de date, pe baza IP-urilor calculatoarelor din campusul universitar, ceea ce înseamnă cămine plus corpurile Universităţii «Alexandru Ioan Cuza», iar, pe bază de cont şi parolă, au şi acces mobil. Aceasta înseamnă că se pot loga la resursele electronice din afara campusului universitar. Ca să obţină acest cont mobil pentru resursele abonate care sînt pe pagina UAIC, pe pagina BCU şi pe pagina consorţiului Anelis Plus, studenţii şi cadrele didactice vor accesa site-ul www.anelisplus.ro, unde vor găsi indicaţii asupra modului în care beneficiarii de la UAIC, împreună cu cei de la BCU, pot obţine acest cont de acces mobil”, a declarat dr. Ivona Olariu, şefa Serviciului Filiale de Ştiinţe Exacte şi director executiv al Asociaţiei ANELIS Plus.

Toate aceste resurse electronice sînt disponibile datorită Proiectul ANELIS Plus.

De pe site-ul Bibliotecii Centrale Universitare „Mihai Eminescu” din Iaşi mai pot fi accesate şi bibliotecile virtuale, atît naţionale, cît şi internaţionale, precum şi alte resurse web, printre care Cataloagele Colective ale bibliotecilor din Norvegia, Polonia, Franţa, Suedia, Italia.

O altă facilitate oferită de BCU Iaşi în mediul online este accesarea următoarelor directoare: Directory of Open Access Journals (DOAJ), Directory of Open Access Books (DOAB) şi Directory of Open Access Repositories (DOAR). DOAJ este o o bază de dată internaţională care asigură accesul liber la diferite reviste şi articole ştiinţifice şi academice. DOAB este, de asemenea, o bază de date de unde pot fi descărcate gratuit cărţi pe diferite teme. Iar prin intermediul DOAR pot fi accesate diferite arhive academice.

În acest an, BCU Iaşi pune la dispoziţia cititorilor peste 4.000 de ebook-uri în limba engleză. Colecţia cuprinde documente din domeniile: fizică şi astronomie, medicină, matematică şi statistică, inginerie, ştiinţele pămîntului, chimie şi biomedicină. Acestea pot fi accesate gratuit de pe calculatoarele din reţeaua BCU Iaşi şi din Universitatea „Alexandru Ioan Cuza“ din Iaşi. Baza de date Ebooks poate fi consultată accesînd Catalogul online al BCU Iaşi sau direct de la această adresă.

Facilităţi pentru utilizatori şi pentru bibliotecari

Pe lîngă acces gratuit la mai multe baze de date, procesul de informatizare a bibliotecii a adus și un şir de beneficii atît studenţilor, cadrelor didactice şi celorlalte categorii de utilizatori, cît şi bibliotecarilor BCU Iaşi.

„BCU Iaşi este prima mare instituţie de profil, informatizată sută la sută. De asemenea, sînt puse la dispoziţia cititorilor toate tipurile de documente care se află în patrimoniul său. Vorbim aici de peste 2 milioane de unităţi bibliografice. Pentru a uşura accesul cititorilor la aceste informaţii, colegii de la Departamentul de Informatizare au implementat un sistem de comandă online şi mai recent şi de prelungire online a termenului de împrumut, aşadar ne străduim să oferim acces cît mai facil la toate informaţiile de care dispunem”, a declarat Bogdan-Petru Maleon, Directorul General al BCU Iaşi.

În primul rînd sistemul informatizat a adus cu sine modernizarea procesului de studii şi creşterea calităţii educaţionale. Utilizatorii BCU Iaşi pot căuta cartea sau orice altă publicaţie de care au nevoie, accesînd site-ul http://www.bcu-iasi.ro/.  Astfel, ei pot vedea dacă o publicaţie se află în colecţiile bibliotecii, ce statut are, dacă poate fi împrumutată la domiciliu sau poate fi consultată la sala de lectură.

Utilizatorii pot comanda online publicaţiile disponibile pentru împrumut la domiciliu sau pentru consultarea la sala de lectură şi pot efectua, tot online, prelungirea termenului de împrumut, dacă acesta nu este depăşit. Aceste facilităţi sînt accesibile prin conectarea la fişa personală, pe baza unui cont de utilizator şi a unei parole. În fişa personală, fiecare utilizator poate vizualiza publicaţiile pe care le are împrumutate, termenele de restituire ale acestora şi unde se află și de unde provine fiecăre publicație (unitatea centrală sau bibliotecile filiale), precum şi un istoric al ultimelor publicaţii împrumutate.

O altă facilitate de care pot beneficia utilizatorii BCU Iaşi este rezervarea online a unuia dintre cele opt cabinete individuale de studiu existente, tariful fiind de 20 lei/zi sau de 100 lei/săptămînă. Fiecare cabinet este dotat cu un birou de studiu, scaun, prize, Wi-Fi şi este deschis permanent, 24 de ore din 24. O alternativă este accesul gratuit la sala de lectură din acelaşi spaţiu, care este, de asemenea, deschisă non-stop şi care pune la dispoziţia utilizatorilor 35 de locuri.

Începînd cu anul 2016, Biblioteca Centrală Universitară „Mihai Eminescu” din Iaşi a pus la dispoziţia tuturor categoriilor de utilizatori un echipament performant de multiplicare pentru copierea, listarea şi scanarea documentelor, de tip self-service, fără a fi nevoie de prezenţa unei persoane autorizate. Tarifele pentru copiere şi listare de la 0,10 lei/pagina pentru o foaie A4 pînă la 0.20 lei pentru o foaie A3, alb-negru. Pentru scanare se achită 0,05 lei/pagina.

Toate achiziţiile de softuri, dotări şi alte facilităţi puse la dispoziţia utilizatorilor BCU Iaşi sînt realizate prin finanţarea Ministerului Educaţiei şi Cercetării, precum şi din fonduri proprii.

Proiecte de viitor şi situaţia actuală

Pe lîngă proiectele deja implimentate, reprezentanţii Departamentului de Informatizare au în vizor noi modernizări.

„Avem un proiect pe care am fi vrut să-l realizăm de foarte mulţi ani, numit PREVERO – PREsă VEche Românească, care constă în digitalizarea ziarelor vechi. De asemenea, un alt proiect ambiţios este RFID, care presupune integrarea unui microcip în permisul utilizatorului, ceea ce i-ar permite acestuia să-şi înregistreze singur împrumuturile. Extrem de utilă ar fi instalarea unei staţii de returnare în exteriorul bibliotecii, pentru ca beneficiarii să aibă posibilitatea de a restitui oricînd publicaţiile împrumutate, nu doar în timpul programului de lucru al bibliotecii. Aceasta ar conduce şi la eliminarea amenzilor”, a afirmat Carmen Diaconescu.

Scopul proiectului PREVERO este introducerea în sistemul informatic integrat, care gestionează în mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în bibliotecă, a fondului de ziare publicate înainte de 1940, oferind utilizatorilor accesul online la cataloage bibliografice electronice ce reflectă fondurile proprii.

„Dorim să creăm un laborator specializat pentru digitalizarea publicaţiilor text, şi în special a periodicelor. Dorim să le oferim cititorilor accesul direct la aceste documente în format electronic, pe site-ul instituţiei. Sperăm ca acest proiect să fie implementat în anii care urmează”, a declarat Bogdan-Petru Maleon, Directorul General al BCU Iaşi.

Proiectul RFID vizează introducerea sistemului de identificare prin radio frecvenţă care trebuie să asigure beneficiarului integrarea şi implementarea completă cu sistemul de bibliotecă Aleph 500 existent, inventarierea şi gestionarea documentelor bibliotecii, identificarea rapidă a documentelor bibliotecii, evidenţa, securitatea documentelor bibliotecii şi automatizarea circulaţiei documentelor. Accesul în clădire şi autentificarea în sistemul informatic se va face folosind un card unic, cu caracteristici de securitate sporită, oferind o protecţie dovedită împotriva fraudelor şi o garanţie a identităţii utlizatorilor.

În prezent, pentru cele peste două milioane de unităţi bibliografice deţinute de BCU Iaşi există 1,7 milioane de înregistrări catalografice în sistem informatizat. BCU Iaşi este dotată cu 135 de calculatoare pentru utilizatori, toate avînd conexiune la internet, cu 38 de imprimante, 16 scanere şi 1 fotocopiator pentru utilizatori.